情報化社会のビジネスに必須！IT資産管理の参考になる情報を幅広く解説

このサイトでは、デジタル化社会となった現在では欠かせないシステムについてご紹介をしていきましょう。
ビジネスを円滑に進めるにはIT資産管理を使いこなすことが必須です。
金融だけでなくサービス提供をおこなっている業種でも必然と言われるもので、情報化社会を生き抜くための切り札になります。
ここではそのアプリケーションを参考にするコツと、使い方についても触れていくので、これから導入をなさる方の参考にして頂ければ幸いです。

情報化社会のビジネスに必須！IT資産管理の参考になる情報を幅広く解説

IT資産管理は情報化社会の象徴ともいえるシステムで、いまでは色んな現場で利用をされています。
IT資産管理で欠かせない処理はセキュリティーの管理であり、必ず導入をしなくてはいけません。
IT資産管理の良さは、情報を共有できるということです。
ただし、外部からの不正アクセスによる漏洩を防ぐためにも、ワールドワイドネットには接続をしてはいけません。
ローカルネットのみで、アクセスが出来る方も限定する事で安全に情報を守ることが可能となります。

ハードウェアに関するIT資産管理のポイント

IT資産管理を行うべきハードウェアとしては、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスに加えてマウスや周辺機器なども含まれます。
USBメモリをはじめとした記録端末やサーバー、外付けHDD、ストレージなどもIT資産管理の対象になるでしょう。
ITに関連し、目に見える物品の管理を行うのがハードウェアのIT資産管理の基本です。
これらの物品をいくつ所持しているのか、誰が何年使用していてアップデートはいつ行われたのかなどの詳細も管理するのがポイントです。
また、USBメモリや外付けHDD、ストレージなどが含まれている場合には、残りの容量や経年劣化に対する対策も必要です。
導入年が古くなった場合には新規購入やデータの移行を検討すれば、大切なデータを失うことなく管理することができます。
メモリ類の経年劣化を考慮しつつ管理を行うためには、購入年月日をしっかりと記録しておくことが大切なポイントになっています。

ソフトウェアのIT資産管理における注意点

IT資産管理としてソフトウェアを対象にする場合には、基本的な情報はもちろんのことインストールしたパソコンやアップデート情報、現在のバージョンなども管理します。
契約内容によってパソコンへのインストールが許可された台数が異なることが多く、企業は契約に従って管理する必要があります。
契約違反になっていないか、もしくは契約内であるにも関わらず未インストールとなっているパソコンはないかなど、詳細を把握することでよりスムーズに管理することができるでしょう。
また、インストールはもちろんのことアンインストールについても意識しておくことが大切です。
アンインストール済みのパソコンをIT資産管理で管理しておきましょう。
業務に使用する一般的なものだけではなく、ネットワーク機器のソフトウェアについても忘れずにIT資産管理で把握します。
こちらも一般のものと同様に、セキュリティホールが発見された場合などはアップデートが通知されることがあります。

固定資産を意識したIT資産管理の取り組み

固定資産を意識したIT資産管理の取り組みとして、これらの資産は減価償却によって価値が目減りしていくという点があげられます。
これは建物などの資産価値の焼却と同じような考え方で、それらを計算してIT資産管理を行っていけば最適なバランスシートの構築が可能になるでしょう。
もちろん減価償却住みで使えるのであれば資産ゼロで利用できて効率はよいのですが、生産性が下がっていくという難点があります。
このため入れ替えのタイミングを想定しておくことで、どのタイミングで購入すればいいか中長期的な計画が立てやすくなるのも事実なのです。
とは言え人員計画や設備投資など重要性については、会社ごとに異なってくるため優先順位を決めることは大切になります。
特に資産は場合によっては負債になりかねないため見極めが大切であることは、言うまでもありません。
ただこのような視点で意識していくことは、特に支出を減らしていくという意味ではとても大切な要素になるのです。

IT資産管理によるライセンス違反の予防

会社が販売しているもの、個人が作ったものなど、パソコンで動くソフトには有償無償に関係なく様々な規約が適用されています。
ソフトの制作者が禁止していることをしているとライセンス違反になるので、絶対に避けるようにしましょう。
例えば1つのラインセンスで使えるユーザーの数やパソコンの数が指定されていたり、ソフトを使ってできあがった成果物を商用にして良いかどうか、有効期限の有無などがあります。
こうした条件に違反していないかどうかはIT資産管理をし、誰が何の目的で何のソフトを使っているのか把握しておく必要があります。
IT資産管理は管理ツールを使って行えば便利ですが、中小企業のように資産の数が限られている環境ではエクセルなどでまとめておくのも有効な手段です。
IT資産管理は、例えば退職したまま継続利用になっているライセンスなど、会社にとって無駄になっているものも見えやすくしてくれます。
管理することによってコスト削減もできるでしょう。

IT資産管理に欠かせない情報漏洩の対策

IT資産管理では、企業にとって重要な資産の管理を行います。
万が一外部に流出した場合重大なトラブルとなる事例も多いため、取り扱いには細心の注意が必要です。
IT資産管理の一つとして行うべき情報漏洩管理の一つが、使用しているソフトウェアやOSのアップデートでしょう。
業務によってはソフトウェアは欠かせないものですが、一方でセキュリティホールが発見されることもあります。
パソコンを動かすために必要なOSも同様に、情報漏洩をはじめとした各種リスクが発生する可能性が存在しています。
いずれの場合もIT資産管理ツールなどを使用し、アップデートやパッチの情報を素早く収集することが必要です。
速やかな情報収集とパッチの使用によってセキュリティホールのアップデートが行われ、重要な情報の漏洩などを防ぐことができます。
また、人為的なミスをできる限り防ぐ、IT資産管理ツール自体のアップデートも欠かさず行うなどもセキュリティ対策に必須となっています。

IT資産管理にかかる一般的な年間のコスト

IT企業だけでなく多くの団体でパソコンやサーバーなどを使用することになりますし、メモリーカードやUSBなどの記憶媒体と無線LANなども欠かせない存在になってきます。
全てが揃って初めて仕事をすることができますから、どれかが欠けても大きな問題になってしまうので注意が必要です。
そのような問題が起きないようにIT資産管理をすることになりますが、一般的には年間のコストで数十万円から数百万円程度の金額になってくるかもしれません。
当然ながら組織の規模によって使用しているパソコンの数などに違いがありますから、大きな組織で大量のパソコンなどを取り扱っている場合は、金額も大きくなっていきます。
IT資産管理には専用のツールが存在しますから、そのようなツールを活用することで無駄なコストを削減することが可能です。
ツールの運用には数十万円程度の費用が発生することもありますが、ある程度の規模の組織であればかなりの節約になると考えられます。

スマートフォンのアプリに関するIT資産管理とは

スマートフォンアプリに対しても、パソコン向けのソフトウェアと同様にIT資産管理を行います。
契約ごとにインストール数などが定められている場合には規約を守り、どの端末にインストールを行っているのか、誰が使用しているのかなどの詳細を把握しておく必要があるでしょう。
アプリによってはサブスクリプション方式や買上げ方式といった異なる方法で販売を行っていることもあり、都度購入が必要なのかといった管理もまとめて行わなければいけません。
また、IT資産管理ツールによってはスマートフォンアプリの使用状況なども収集し、レポートを出力することで上席が把握することができます。
せっかく導入したのに使っていない場合には契約を打ち切るなどの提案も必要になってくるでしょう。
誰がどのようにアプリを使っているのか、支払い状況や契約状況はどのようになっているのかを細かく管理することで、無駄を省いて効率的にIT資産を活かすことができます。

企業で行われているIT資産管理の社内教育

各企業では業務効率化に伴い、IT関連のハードウェアやソフトウェア等の存在を十分に把握し、適正に維持・管理することの重要性がかなり高まって来ています。
その為、IT資産管理を行うツールを導入し、IT資産の有効活用を推し進める動きも活発化している状況です。
特に、パソコンや周辺機器等の保有状況を把握したり各種ソフトウェアのライセンスやバージョンを把握したりすることは、費用面にも大きく反映されますのでとても大事な取り組みと言えます。
更に、IT資産管理を行う上で大事なのは、セキュリティ体制強化とコンプライアンス遵守を徹底的に行うことですが、これらの実現の為には、IT資産管理に関する社内教育を充実させることが必要不可欠です。
つまり、IT資産の取り扱いが企業活動にどのような影響を及ぼすのかを理解しなければ、単に業務効率化の為にツールを導入しても何の意味もありませんので、事業継続性を高める上でも社内教育を疎かにすることは出来ません。

組織変更に伴うIT資産管理の見直し

組織変更に伴うIT資産管理の見直しとして、新たに会社を作る場合資産を分ける必要が出てきます。
不動産を譲渡する場合は不動産を、IT資産を譲渡する場合はそれらのものを移し替えるという感じです。
特にIT関連資産が多い場合は、IT資産管理台帳のようなものを作らないと分からなくなることも多く適切な管理が求められます。
会社内の組織改編に置いても適切な利益状態を把握するためには部門ごとにどれくらい保有しているかを管理することが重要ですが、一般的に故人で利用しているパソコンなどについては個人に紐づけておけば問題無いでしょう。
一方で共用で利用しているパソコンやサーバーなどがある場合は別で、変更された組織に合わせて関連している者も移す必要があります。
理想を言えばIT関連の資産が多い場合はできるだけ変更しないことが望ましいと言えるのです。
人事異動のたびに移すことになればそれだけ労力がかかるばかりか、混乱も生じます。